Als ondernemer ben je verplicht een volledige en controleerbare administratie bij te houden en te bewaren. Daarbij geldt dat wat je op papier ontvangen hebt, je ook op papier moet bewaren; je houdt digitaal wat je digitaal ontvangen hebt. Deze bewaarplicht is niet alleen voor facturen, maar voor alles wat van belang kan zijn en waarmee je kunt aantonen dat je boekhouding klopt. (dus eventueel ook offertes, correspondentie, agenda, km-administratie, enz.).
We doen heel veel digitaal, ook je boekhouding zelf. Maar wat nu als je brand gehad hebt, of je computer is gestolen of gecrasht?
Zul je net zien dat je dan een keer controle krijgt. Dat je geen boekhouding meer hebt, daar kon jij toch niets aan doen?
De fiscus houdt iedere ondernemer zelf verantwoordelijk en erkent geen overmacht.
Heb je niets meer om je aangiftes mee te onderbouwen, ook al is dit buiten jouw schuld, dan kan de belastingdienst een ‘informatiebeschikking’ opleggen en moet je zelf maar zien hoe je jouw gegevens aanlevert en onderbouwt.
Soms bieden klanten en leveranciers uitkomst en ook banken kunnen jaren later vaak nog afschriften aanleveren, maar het is wel heel veel werk én het blijft een heel grote gok om het hierop aan te laten komen.
Kun je niet voldoen aan de informatiebeschikking, dan legt de inspecteur een herziene aangifte op. Die moet wel redelijk zijn, maar zal altijd hoger zijn dan wat je aangegeven had. (We nemen aan dat je aangifte juist was, de fiscus denkt van niet…). Los van het feit dat het een heel tijdrovend proces is, kost het je dus meer belasting. Plus een boete om dat je geen boekhouding kunt overleggen.
Tip: Maak regelmatig back-ups van je boekhouding en bewaar die niet op dezelfde plek als je oorspronkelijke boekhouding. Krijg je een keer brand, dan ben je er in dat geval n.l. nog geen steek mee opgeschoten.
Heb jij je back-ups in the cloud of bij je boekhouder, dan kan dat al veel ellende voorkomen. Het blijft tenslotte wel ‘een dingetje’: je bent weliswaar onschuldig, het ging echt niet expres, maar je wordt toch echt zelf verantwoordelijk gehouden.