Ruim 50% van de kleine ondernemers werkt minstens één keer per week zijn/haar administratie bij. Dat is goed, maar kan dus beter.
40% bewaart bonnetjes los in een doos, la of andere plek in huis. Ben jij daar één van? Volgens de belastingdienst zijn er betere manieren om je administratie in te richten. Ik ben het daarmee eens.
Uit hetzelfde onderzoek bleek dat meer dan 50% de administratie in Excel doet!! Hiermee worden vaker fouten gemaakt, wat kan leiden tot forse naheffingen en boetes. De belastingdienst adviseert daarom online boekhoudsoftware te gebruiken. Gegevens beter beveiligd, administratie actueel, de btw-aangifte makkelijk in te dienen én je boekhouder minder tijd kwijt aan het controleren.
Ruim 64% van de ondernemers maakt regelmatig een back-up. Dat is verstandig want je moet tot 7 jaar na dato je administratie kunnen overleggen. 80% van de onderzochten weet dat.
Ook goed om te weten: bij een controle is een gecrashte computer nooit een excuus is om je shit niet voor elkaar te hebben… Heb je in zo’n geval niets om te overleggen, dan doet de belastingdienst schattingen en daar word je echt niet blij van… Bovendien wordt het bedrag verhoogd met boetes opgelegd.
Doe je zaken met het buitenland (het éénloketsysteem, de Unieregeling) dan moet jij je boekhouding juist tien jaar bewaren. Overigens geldt dit ook voor gegevens over onroerende zaken. Houd je gewoon standaard tien jaar bewaartijd aan, voor alles, dan ga je nooit de mist in.
Extra aanvulling: Het is zo dat je bewijsstukken (bonnen en facturen, contracten, offertes) moet kunnen overleggen in de hoedanigheid zoals je ze ontvangen hebt. Krijg je het digitaal aangeleverd, dan mag je het digitaal bewaren. Je hoeft een mail (of een bijlage) niet eerst te printen, als je de mail maar bewaart. Alleen van wat je op papier kreeg aangeleverd, moet je een hardcopy kunnen laten zien, ook als je die digitaal in je administratie hebt.
Kort door de bocht: het kost tijd en geld om je boekhouding voor elkaar te hebben, maar het kost méér als dat NIET het geval is. Maak vrijblijvend een afspraak als je eens wilt sparren over je administratie.